статья
Бухгалтерия для грузоперевозок: на что обратить внимание перевозчику и экспедитору
У транспортной компании большой оборот и много документов, а прибыль складывается из разницы между ставками для заказчиков и затратами на транспорт. Если учёт не успевает за перевозками, собственник видит выручку, но не видит, сколько на самом деле зарабатывает. Разбираем участки, на которые стоит обратить внимание в первую очередь.
Команда КРОН, бухгалтерское и налоговое сопровождение · Опубликовано 6 октября 2026
Электронные перевозочные документы с 1 сентября 2026 года
С 1 сентября 2026 года по закону № 140-ФЗ переход на электронные перевозочные документы стал обязательным: транспортная накладная оформляется в электронном виде через операторов информационной системы ЭПД с передачей данных в государственную систему.
Есть исключения — например, когда организация перевозит собственный груз собственным транспортом и договор перевозки не заключается. Какие документы нужны в вашей схеме, стоит проверить заранее: это влияет и на подтверждение расходов, и на вычеты по НДС.
Для бухгалтерии переход означает, что документы по перевозкам нужно получать из системы оператора и связывать с актами, счетами и оплатами, а не ждать бумажные комплекты от водителей.
Путевые листы и ГСМ
Расходы на топливо подтверждаются путевыми листами и документами о покупке ГСМ. Если путевые листы оформляются нерегулярно или с ошибками, часть топлива сложно обосновать как расход.
Удобнее всего, когда данные топливных карт, путевых листов и пробега сверяются ежемесячно. Тогда перерасход по конкретной машине виден сразу, а не при годовой инвентаризации.
Свой транспорт, лизинг и привлечённые перевозчики
Затраты на собственный автопарк — ГСМ, ремонт, шины, страховка, зарплата водителей, лизинговые платежи, транспортный налог — и оплата привлечённым перевозчикам формируются по-разному. Их стоит учитывать раздельно, иначе невозможно сравнить, что выгоднее для конкретных направлений.
Учёт лизинга зависит от условий договора и того, на чьём балансе учитывается предмет лизинга. Это влияет и на расходы, и на имущественные налоги, поэтому договоры лизинга стоит показать бухгалтеру до подписания.
НДС у перевозчика и экспедитора
Экспедитор и перевозчик — разные роли. У экспедитора учёт зависит от условий договора: что является его вознаграждением, а что — расходами заказчика, которые он перевыставляет. От этого зависит база по НДС и налогу на прибыль.
Привлечённые перевозчики работают на разных налоговых режимах. Если перевозчик не платит НДС, вычета по его услугам не будет, и это нужно учитывать в цене для заказчика.
Международные перевозки при определённых условиях облагаются НДС по ставке 0%, но право на неё нужно подтверждать документами в установленный срок.
Расчёты с заказчиками и перевозчиками
Транспортная компания одновременно ждёт денег от заказчиков и платит перевозчикам. Без регулярных сверок легко пропустить неоплаченный рейс или переплату перевозчику.
Хорошая практика — вести список незакрытых перевозок: по каким рейсам нет полного комплекта документов, по каким не пришла оплата. Это одновременно контроль денег и подготовка к вопросам налоговой.
Что собственнику смотреть каждый месяц
Выручку по заказчикам, затраты на собственный транспорт отдельно от оплаты привлечённым перевозчикам, задолженность заказчиков с разбивкой по срокам, ближайшие налоговые платежи и финансовый результат месяца.
Если эти цифры бухгалтерия не может дать без ручного разбора таблиц, учёт стоит перестроить.
Материал носит общий характер и не заменяет анализ конкретной ситуации. Перед принятием решений рекомендуем свериться с действующим законодательством или обсудить вашу ситуацию со специалистом.
Нужна такая же диагностика для вашего бизнеса?
Обсудим вашу ситуацию и предложим план работы — как в услуге Бухгалтерское сопровождение для отрасли Логистика и транспорт.
вопрос-ответ
Частые вопросы
Обязательна ли электронная транспортная накладная с 1 сентября 2026 года?
С 1 сентября 2026 года переход на электронные перевозочные документы обязателен по закону № 140-ФЗ. Есть исключения, например перевозка собственного груза собственным транспортом без договора перевозки. Применимость к вашей схеме лучше проверить отдельно.
Как подтвердить расходы на топливо?
Путевыми листами, документами о покупке ГСМ и данными о пробеге. Важно, чтобы эти документы оформлялись регулярно и сходились между собой.
Нужно ли разделять в учёте свой транспорт и привлечённых перевозчиков?
Для налогов это не всегда обязательно, но для управления — да: без разделения невозможно понять, во что обходится собственный автопарк по сравнению с привлечением подрядчиков.